Pojęcie „reprezentacji” od dawna budziło ogromne kontrowersje, które szczególnie przybrały na sile po wyroku NSA z dnia 25 stycznia 2012 r. (sygn. II FSK 1445/10). Okazał się on bowiem na tyle przełomowy, że organy podatkowe od pewnego czasu wydając negatywne dla podatników interpretacje indywidualne w kwestii możliwości zaliczenia wydatku na poczęstunek dla kontrahenta do kosztów podatkowych, powołują się na rozumienie tego pojęcia zaprezentowane w przywołanym wyroku.
Należy przypomnieć, że co do zasady kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, poza wydatkami wprost wyłączonymi z kosztów podatkowych przez ustawodawcę. Do tych wyjątków należą właśnie koszty reprezentacji, a w szczególności wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Kluczowe jest zatem zdefiniowanie pojęcia „reprezentacja” co jest o tyle trudne, że przepisy ustaw podatkowych nie zawierają legalnej definicji tego pojęcia. Z tego względu judykatura przez wiele lat posługiwała się słownikową definicją tego pojęcia, zgodnie z którą reprezentacja to „okazałość, wystawność w trybie życia związana ze stanowiskiem, pozycją”. Wobec takiej definicji sądy administracyjne za wydatki na reprezentację uznawały tylko te, które ponoszone są w związku z tworzeniem określonego wizerunku lub pozycji firmy i które poprzez zbudowanie pozytywnego jej wizerunku mają zachęcić kontrahentów do nawiązania, podtrzymania lub rozszerzenia kontaktów handlowych. Wymienione wydatki były więc wyłączone z kosztów uzyskania przychodów tylko wtedy, gdy miały charakter reprezentacyjny, a więc, gdy wychodziły poza ustalone normy czy zwyczaje, mając cechę wytworności czy wystawności, a celem ich poniesienia jest wyłącznie kreowanie wizerunku firmy.
Jak już zauważono na wstępie w omawianej kwestii przełomowy okazał się wyrok NSA z 25 stycznia 2012 r. (sygn. II FSK 1445/10), z którego wynika, że okazałość czy wystawność oferowanego kontrahentowi poczęstunku w ogóle nie stanowi kryterium kwalifikowania wydatków jako kosztów reprezentacji, gdyż o takim ich charakterze decyduje tylko związek z pełnieniem funkcji przedstawicielskich, rozumianych jako występowanie w imieniu i w interesie podatnika, a nie okazałość lub wystawność sprawowania takiego przedstawicielstwa.
W świetle ostatnio wydanych interpretacji indywidualnych dotyczących kwestii uznania poczęstunku dla kontrahenta za koszt podatkowy uzasadnione wydaje się stwierdzenie, że również organy podatkowe przyjęły powyższe stanowisko. Szczególną uwagę należy zwrócić na interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 22 października 2012 r. (znak IPPB1/415-926/12-2/ES), który wypowiedział się w sprawie podatnika świadczącego usługi prawne, ponoszącego w ramach prowadzonej działalności wydatki na zakup usług gastronomicznych, cateringowych oraz produktów związanych z organizacją spotkań dla klientów w jego siedzibie, jak również poza nią (restauracje).
Organ podatkowy w przywołanej interpretacji stwierdził, że pojęcie „reprezentacji” należy rozumieć jako „przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu”, a nie „wystawność, okazałość, wytworność”. W zakresie nabywania usług gastronomicznych, zakupu żywności lub napojów r. odróżnienie wydatków związanych z reprezentacją na przeciętne, typowe i wystawne, okazałe, nie ma żadnego uzasadnienia normatywnego. Wobec powyższego Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie odwołując się do wyroku NSA z 25 stycznia 2012 r. stwierdził, że: „wydatki na zakup usług gastronomicznych, cateringowych oraz produktów związanych z organizacją spotkań dla klientów, niezależnie od miejsca podawania zakupionych artykułów żywnościowych i napojów oraz niezależnie od miejsca świadczenia zakupionych usług gastronomicznych, są kosztami reprezentacji (…) i jako takie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów”.
W tym samym tonie wypowiedział się również Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 19 września 2012 r. (znak IPTPB1/415-378/12-4/KO) w sprawie podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, który poniósł wydatek na zakup podstawowych artykułów spożywczych do sekretariatu przeznaczonych dla kontrahentów (woda, kawa, cukier, soki, słodycze) oraz obiad zjedzony z klientem podczas rozmów handlowych. Organ podatkowy powołując się na rozumienie „reprezentacji” jako „przedstawicielstwa, reprezentowania czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu” stwierdził, że: „(…) wydatki na zakup artykułów spożywczych (woda, kawa, herbata, cukier, soki, słodycze) na potrzeby spotkań z klientami i kontrahentami w siedzibie Firmy, oraz wydatki na posiłki w lokalach gastronomicznych, są kosztami reprezentacji, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, i jako takie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.”
Wobec powyższego należy zatem stwierdzić, że zgodnie z aktualną linią prezentowaną przez organy podatkowe wydatki poniesione na wszelkiego typu usługi i artykuły, które wiążą się z reprezentowaniem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów – niezależnie od tego, czy usługi te i zakupione artykuły były wykorzystywane w kontaktach z kontrahentami w siedzibie przedsiębiorstwa (zakładu), czy też poza nią.